Como a Agile B2B faz a implantação de um projeto de E-commerce B2B na prática

Como Funciona a Implantação de um Projeto de E-commerce B2B na Prática

A pergunta “Quanto tempo leva para implantar um e-commerce B2B?” é uma das mais frequentes entre gestores que buscam digitalizar suas operações comerciais. A resposta, embora possa variar conforme a complexidade do negócio e o nível de personalização desejado, geralmente aponta para um prazo médio de 90 dias para projetos padronizados e bem estruturados. Contudo, é fundamental compreender que o sucesso e a agilidade da implantação de e-commerce B2B não dependem apenas da tecnologia ou do fornecedor, mas sim de uma colaboração estreita e eficaz entre o cliente e a plataforma. Trata-se de um processo que vai muito além da simples instalação de um software, envolvendo alinhamento de expectativas, organização interna e dedicação de ambas as partes.

Na Agile B2B, entendemos que a implantação de e-commerce B2B é a base para o sucesso do seu canal de vendas digital. Por isso, desenvolvemos um processo estruturado, dividido em 10 fases bem definidas, projetado para garantir uma transição suave e segura para o ambiente online. Nosso modelo de trabalho é focado em transparência e eficiência, com um implantador responsável pela execução técnica e um gestor de implantação dedicado a acompanhar o progresso, remover impedimentos e assegurar que o cronograma seja cumprido rigorosamente. Este artigo detalhará cada etapa, os papéis envolvidos e os fatores críticos para uma entrada em produção bem-sucedida.

Por que a implantação é uma das etapas mais importantes do projeto

A fase de implantação de e-commerce B2B é, sem dúvida, um dos pilares mais críticos para o sucesso de um projeto digital. Ela transcende a mera configuração de sistemas, representando a materialização de estratégias, a integração de processos e a adaptação cultural da empresa ao novo modelo de vendas. Uma implantação bem-sucedida garante que a plataforma esteja alinhada às regras de negócio específicas, que as integrações com os sistemas legados funcionem perfeitamente e que a equipe esteja preparada para operar o novo canal. Falhas nesta etapa podem resultar em retrabalho, atrasos significativos, frustração para as equipes e, em última instância, prejuízos financeiros e de imagem para a empresa.

Para uma distribuidora de produtos alimentícios que atende milhares de pequenos varejistas, por exemplo, a correta configuração das tabelas de preço por região, política de descontos por volume e condições de pagamento específicas de cada cliente é crucial. Qualquer erro durante a implantação pode gerar pedidos com valores incorretos, insatisfação do cliente e sobrecarga para o time de vendas e financeiro. Da mesma forma, uma indústria que busca otimizar a venda direta para revendedores ou grandes clientes precisa de uma plataforma que reflita suas complexas regras de comissionamento e de logística. A implantação de portal de pedidos é o momento de solidificar essas regras no ambiente digital, testá-las exaustivamente e garantir que a operação flua sem interrupções desde o primeiro dia de Go Live.

Quem participa da implantação de um e-commerce B2B

A implantação de e-commerce B2B é um esforço colaborativo que envolve diversas frentes, tanto do lado do cliente quanto do fornecedor da plataforma. A clareza nos papéis e responsabilidades é essencial para o fluxo do projeto.

O Cliente

O engajamento do cliente é um fator decisivo. Da alta diretoria às equipes operacionais, todos têm um papel. CEOs e Diretores Comerciais precisam fornecer a visão estratégica e os objetivos macro do projeto. Diretores de Operações e Gestores de TI são cruciais para alocar recursos internos, aprovar acessos e garantir a disponibilidade de informações. Além disso, as equipes de vendas, financeiro e logística são as fontes primárias das regras de negócio que serão transpostas para a plataforma.

O Implantador (Agile B2B)

Este profissional é o ponto focal técnico do projeto. Ele é responsável por configurar a plataforma, realizar as integrações, conduzir os treinamentos e garantir que todas as funcionalidades estejam operacionais de acordo com o escopo definido. É o "mão na massa" que traduz as necessidades do cliente em configurações e códigos.

O Gestor de Implantação (Agile B2B)

Atua como um maestro, acompanhando a evolução do projeto, gerenciando o cronograma, identificando e removendo impedimentos. Ele é o elo entre o cliente e a equipe técnica da Agile B2B, garantindo que a comunicação seja fluida e que o projeto permaneça nos trilhos. Sua função é estratégica para mitigar riscos e assegurar o cumprimento dos prazos.

Equipe de TI (Cliente)

Essencial para a integração ERP e e-commerce. A equipe de TI do cliente é responsável por disponibilizar acessos, mapear dados, auxiliar no desenvolvimento de interfaces (APIs) e garantir a infraestrutura necessária para a comunicação entre o ERP (como Winthor, Protheus, Sankhya, Consinco, TOTVS ou SAP) e a plataforma de e-commerce.

Comercial e Operação (Cliente)

São os guardiões das regras de negócio. A equipe comercial define as políticas de preço, desconto, comissionamento e segmentação de clientes. A equipe de operações, por sua vez, detalha os fluxos de pedido, opções de frete, prazos de entrega e políticas de troca. A participação ativa dessas áreas é vital para que a plataforma atenda às necessidades reais do dia a dia.

As 10 fases de implantação de um e-commerce B2B

O processo de implantação de e-commerce B2B da Agile B2B é dividido em 10 fases estratégicas, garantindo uma abordagem metódica e controlada:

Kickoff e levantamento inicial

Objetivo: Alinhar expectativas, apresentar a equipe do projeto, detalhar o escopo, o cronograma e definir os pontos de contato. É o momento de coletar as primeiras informações sobre o negócio e os objetivos com o e-commerce.

Mapeamento das regras de negócio

Objetivo: Compreender em profundidade as particularidades comerciais do cliente. Isso inclui tabelas de preço, políticas de desconto, condições de pagamento, regras de frete, hierarquia de clientes, alçadas de aprovação, entre outros. É a base para a configuração da plataforma.

Integração e ambiente de homologação

Objetivo: Estabelecer a comunicação entre a plataforma de e-commerce e o ERP do cliente (Winthor, Protheus, Sankhya, Consinco, TOTVS ou SAP). Cria-se um ambiente de testes (homologação) onde as integrações são desenvolvidas e pré-testadas, sem impactar a operação real.

Configurações do ERP

Objetivo: Realizar os ajustes e configurações necessários no ERP do cliente para que ele possa se comunicar eficientemente com o e-commerce. Isso pode envolver a criação de novos campos, rotinas de exportação/importação de dados e permissões de acesso.

Configuração da plataforma

Objetivo: Configurar a plataforma Agile B2B com base nas regras de negócio mapeadas e nos dados integrados. Isso inclui layout, catálogo de produtos, perfis de usuários, regras de preço, formas de pagamento, opções de frete e demais funcionalidades específicas.

Treinamento

Objetivo: Capacitar as equipes do cliente (vendas, atendimento, TI) para operar a nova plataforma. O treinamento abrange desde o gerenciamento de pedidos e usuários até a atualização de conteúdo e o uso de relatórios.

Testes e validações

Objetivo: Realizar testes exaustivos em ambiente de homologação para garantir que todas as funcionalidades e integrações estejam funcionando conforme o esperado. O cliente testa os fluxos de pedidos, as regras de preço, os pagamentos e a exibição do catálogo.

Termo de aceite

Objetivo: Formalizar a aprovação do cliente sobre o funcionamento da plataforma em ambiente de homologação. É a confirmação de que o projeto atende aos requisitos definidos e está pronto para a entrada em produção.

Go Live

Objetivo: Lançamento oficial da plataforma de e-commerce B2B. A plataforma é disponibilizada para os clientes finais, e a operação passa a ser em ambiente de produção. Este é um momento crítico que exige monitoramento intenso.

Pós Go Live

Objetivo: Período de acompanhamento intensivo após o lançamento. A equipe da Agile B2B monitora a plataforma, oferece suporte para eventuais ajustes e garante a estabilidade da operação. É a fase de observação e pequenas otimizações iniciais.

Quais atividades ficam com a Agile e quais ficam com o cliente

A colaboração é a chave para uma implantação de e-commerce B2B bem-sucedida. A Agile B2B e o cliente possuem responsabilidades distintas e complementares, que se entrelaçam ao longo do projeto.

Atividades da Agile B2B:

• Configuração da Plataforma: Realizar todos os ajustes e parametrizações na plataforma, desde o layout até as regras de negócio complexas.

• Integração Técnica: Desenvolver e configurar as APIs de integração com o ERP do cliente (Winthor, Protheus, Sankhya, Consinco, TOTVS, SAP) e outros sistemas, como meios de pagamento e transportadoras.

• Treinamento: Conduzir sessões de treinamento para as equipes do cliente, garantindo que saibam operar e gerenciar a plataforma.

• Testes Técnicos: Realizar testes de integração, performance e segurança da plataforma.

• Acompanhamento e Suporte: Monitorar o projeto, remover impedimentos, oferecer suporte durante a implantação e no pós Go Live.

• Melhores Práticas: Compartilhar conhecimento e experiência de mercado para otimizar as configurações e estratégias.

Atividades do Cliente:

• Definição de Regras de Negócio: Mapear e detalhar todas as regras comerciais, de preço, pagamento, frete e logística. Esta é a base para a configuração da plataforma.

• Disponibilização de Informações: Fornecer acesso a dados de produtos, clientes, tabelas de preço, histórico de pedidos e demais informações necessárias para a integração e configuração.

• Validação e Aprovação: Testar exaustivamente a plataforma em ambiente de homologação, validar as regras de negócio implementadas e aprovar as etapas do projeto.

• Engajamento da Equipe: Alocar recursos internos (TI, comercial, marketing) para participar ativamente das reuniões, treinamentos e testes.

• Configurações no ERP: Realizar as configurações e adaptações necessárias em seu sistema ERP para permitir a integração com o e-commerce.

• Cadastro de Produtos e Clientes: Garantir que os dados de produtos (descrições, imagens, especificações) e clientes (CNPJs, endereços, condições comerciais) estejam completos e atualizados.

A falta de definição clara dessas responsabilidades pode ser um dos maiores entraves. Por exemplo, se uma indústria não disponibiliza um catálogo de produtos completo com imagens e descrições técnicas de alta qualidade, a seção de produtos do e-commerce ficará prejudicada, impactando a experiência do comprador. Da mesma forma, se a equipe de TI do cliente não aloca recursos para a integração ERP e e-commerce, todo o projeto pode atrasar.

Os erros que mais atrasam projetos de e-commerce B2B

Apesar de um processo bem definido, alguns obstáculos são comuns e podem prolongar o prazo de implantação e-commerce B2B. Identificá-los e agir preventivamente é crucial.

• Falta de definição clara das regras comerciais: Muitas empresas operam com regras informais ou documentação incompleta. A ausência de clareza sobre tabelas de preço, descontos progressivos, condições de pagamento específicas para cada cliente ou região pode paralisar a configuração da plataforma.

  "Em um projeto para um atacadista de eletrônicos, a falta de padronização nas regras de desconto para diferentes canais de venda gerou semanas de discussões internas, atrasando a configuração da plataforma e a integração com o Protheus."

• Cadastro de produtos incompleto ou inconsistente: Um catálogo de produtos sem descrições detalhadas, imagens de qualidade, especificações técnicas ou categorização adequada é um gargalo. O e-commerce B2B exige informações ricas para que o comprador tome a decisão sem a ajuda de um vendedor.

• Falta de validação dos testes por parte do cliente: A fase de testes e homologação é crucial. Quando o cliente não dedica tempo suficiente para validar os fluxos, simular pedidos e verificar as integrações, problemas podem surgir apenas no Go Live, gerando retrabalho e instabilidade.

• Demora na disponibilização de acessos e informações: A equipe de TI do cliente precisa fornecer acessos ao ERP, APIs, servidores e demais ambientes necessários para a integração. A burocracia ou a falta de priorização interna podem atrasar significativamente o início das atividades de integração.

• Ausência de um "dono" do projeto no cliente: Quando não há um líder claro e com poder de decisão do lado do cliente, o projeto pode ficar sem direcionamento, com decisões proteladas e falta de engajamento das equipes internas.

• Resistência à mudança: Em alguns casos, a equipe de vendas ou outros departamentos podem resistir à adoção do e-commerce, vendo-o como uma ameaça em vez de uma ferramenta. Isso pode gerar atritos e dificultar a colaboração.

Como garantir um Go Live sem surpresas

O Go Live e-commerce B2B é o clímax do projeto, mas não deve ser um salto no escuro. Para garantir uma entrada em produção tranquila, a preparação é fundamental.

• Homologação Rigorosa: A fase de testes em ambiente de homologação deve simular o máximo possível o ambiente de produção. Isso significa testar com dados reais ou muito próximos da realidade, envolvendo os usuários que de fato operarão a plataforma.

• Testes de Pedidos de Ponta a Ponta: Simular o processo completo de um pedido, desde a navegação do cliente, adição ao carrinho, checkout, até a criação do pedido no ERP (Winthor, Protheus, Sankhya, Consinco, TOTVS ou SAP) e a emissão da nota fiscal. Testar diferentes cenários: clientes novos, clientes antigos, diferentes condições de pagamento e frete.

• Validação de Pagamento: Testar todas as formas de pagamento configuradas (boleto, cartão de crédito, PIX, etc.), verificando se a comunicação com os gateways de pagamento está funcionando e se as transações são registradas corretamente no ERP.

• Validação Logística: Simular pedidos com diferentes endereços de entrega para confirmar se as regras de frete, prazos e opções de transportadoras estão sendo aplicadas corretamente. Para uma empresa com filiais em diferentes estados, é crucial testar a regionalização da logística.

• Revisão de Conteúdo: Antes do Go Live, é imprescindível fazer uma última revisão de todo o conteúdo da plataforma: descrições de produtos, termos de uso, políticas de privacidade, informações de contato e banners promocionais. Erros de português ou informações desatualizadas podem comprometer a credibilidade.

• Aprovação Final e Termo de Aceite: O Termo de Aceite não é apenas uma formalidade, mas um documento que atesta que o cliente revisou e aprovou o funcionamento da plataforma em homologação. Ele representa a confiança mútua e a readiness para o Go Live.

• Plano de Contingência: Ter um plano de contingência para o Go Live é sensato. O que fazer se uma integração falhar? Qual o processo de comunicação interna e externa? Ter essas respostas à mão minimiza o impacto de imprevistos.

O que acontece depois da implantação

O Go Live não é o fim, mas o início de uma nova fase. A implantação de e-commerce B2B é um processo contínuo de evolução e otimização.

Acompanhamento Inicial e Suporte Especializado

Após o lançamento, a Agile B2B oferece um período de acompanhamento intensivo. Nossa equipe monitora a plataforma de perto, garantindo a estabilidade e a performance. O suporte especializado está à disposição para sanar dúvidas operacionais e resolver quaisquer questões que possam surgir nos primeiros dias de operação. Este período é crucial para a adaptação da equipe do cliente e dos usuários finais.

Evolução Contínua da Operação

Um e-commerce de sucesso não é estático. Com base no feedback dos usuários, nas métricas de desempenho e nas novas necessidades do mercado, a plataforma deve evoluir. Isso pode envolver a implementação de novas funcionalidades, ajustes no layout, otimização de fluxos de compra ou melhorias nas integrações existentes.

Expansão de Funcionalidades

À medida que a empresa ganha maturidade no ambiente digital, novas funcionalidades podem ser exploradas: módulos de autoatendimento mais avançados, ferramentas de personalização de ofertas, integração com sistemas de CRM, Business Intelligence para análise de dados de vendas, ou até mesmo expansão para novos mercados. A plataforma da Agile B2B é flexível e permite essa expansão gradual, garantindo que o investimento inicial se mantenha relevante a longo prazo.

Para uma indústria de materiais de construção, por exemplo, após a fase inicial de venda de produtos padrão, a próxima etapa pode ser a inclusão de um configurador de produtos sob medida, permitindo que os clientes montem seus próprios kits ou projetos diretamente na plataforma, integrando-se ao sistema de produção. Isso demonstra como a implantação de portal de pedidos é um ponto de partida para a transformação digital contínua.

A implantação de e-commerce B2B é um investimento estratégico que, quando bem conduzido, reduz riscos, acelera a adoção da plataforma e aumenta significativamente as chances de sucesso do seu canal digital. Na Agile B2B, nosso processo estruturado e nossa equipe experiente são a garantia de que sua empresa terá uma transição suave e eficiente para o mundo digital, colhendo os frutos de uma operação de vendas online robusta e escalável.

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